Organización Digital de Fomento Productivo con Trello
“El trabajo Asíncrono te permite focalizar esfuerzos, no tener que estar pendiente de cada tarea y manejar de mejor forma tus tiempos”
La organización es fundamental en el trabajo del día a día donde hay que combinar trabajo en oficina, atención de usuarios, relación con otras unidades, armar actividades, fondos concursables, salidas a terreno, suma y sigue… Volviéndose cada vez más necesario encontrar herramientas que nos permitan automatizar procesos o servirnos de apoyo al trabajo que realizamos, especialmente cuando trabajamos en equipos.
De las herramientas digitales gratuitas, la que más se utiliza para la organización es la conocida plataforma llamada Trello, podríamos decir que es como un Tablero con Post its (papelitos de colores) pero con los poderes de un ¡Superhéroe!
Este tablero permite que trabajes como más te acomode, ya sea en el navegador o puedes descargar la aplicación para tu computador, tablet o celular, solo debes ingresar a Trello y registrarte.
Una vez registrado entrarás a tu “Espacio de Trabajo” donde puedes crear los “Tableros” que necesites, y cada una de estos será como la pizarra donde organizarás las columnas que agruparán tus “post its”.
Pero bueno vamos a un ejemplo práctico, CREEMOS un tablero que nos permita organizar las tareas que debo realizar para mis usuarios:
1) Lo primero es pensar el FLUJO DE TRABAJO, esto quiere decir cuáles serán las etapas con las que revisaré el proceso [Esto es complejo solo la primera vez!, se pueden guiar por el método GTD]. Por ejemplo:
Tareas: Colocar Todas las tareas que debo hacer
Haciendo: Como su nombre lo dice son las tareas en las que se está trabajando actualmente o están en desarrollo por el equipo.
Terminado: Son las tareas que ya están finalizadas y solo quedan a una etapa de revisión final o para presentar resultados.
Preparado para Reunión: Si la actividad se tiene que presentar a un equipo, otro departamento o unidad, es posible incluir esta nueva columna.
IMPORTANTE: Ustedes pueden configurar como mejor les parezca las columnas, con el nombre que quieran, pero siempre debe estar acorde a su proceso de trabajo, así se facilita el seguimiento del paso a paso.
2) BONUS – Colores: En este caso incluimos una Lista con Colores que nos indiquen el nivel de prioridad que tiene el trabajo de la actividad. Trello de igual forma trae la posibilidad de Incluir Etiquetas en cada Tarjeta (actividad).
Es fundamental que todos los que participan en el tablero (ustedes pueden incluir) tengan clara la nomenclatura usada y el significado del Flujo de Trabajo.
3) Crear las tarjetas con las Tareas por realizar y muévala a la columna que corresponda, esto se puede hacer arrastrando la tarjeta(donde creaste la actividad) al seleccionarla.
La configuración de Tarjeta (Actividad que se ha de realizar) es bastante intuitiva y con muchas posibilidades, por ejemplo, seleccionaremos la que se llama “Actividad de Digitalización” a esta se le puede agregar:
- Título en la parte superior [El mismo que se ve en el Tablero]
- Descripción, es posible colocar listas, títulos, subtítulos e información necesaria para quienes entren a la tarjeta puedan ver el objetivo de la misma
- Es posible adjuntar imágenes o documentos
- Hacer lista de tareas por hacer por medio de un CheckBox, donde a medida que se chequeen las actividades se completará la barra superior.
- Comentar sobre avances, ideas u otra información que se quiera incluir como progresos o avances.
En la barra a mano derecha es posible agregar funciones a las Tarjetas, dentro de estas las más importantes son:
- Incluir otros miembros a la tarjeta, esto permite que se pueda trabajar en equipo en una actividad y sea posible facilitar el intercambio de información/avances.
- Incluir Etiquetas, es posible seleccionar una etiqueta por color o personalizada, por ejemplo si es necesario reportar la actividad con otro departamento, es posible crear una etiqueta que la referencie.
- CheckList, mencionada en el punto 4, es posible crear barras de progreso unida a una lista.
- Fecha, esto permite colocar una fecha límite para realizar la actividad y es posible colocar un recordatorio para que nos avise por correo electrónico con anticipación sobre su caducidad.
- Adjuntar Archivo
- Ver: esta opción hará que se notifiquen los cambios realizados en esta tarjeta.
- Archivar: una vez finalizada la actividad es posible archivarla para que no aparezca en el tablero.
No es necesario que vean constantemente si hay cambios, pueden organizarse para verlo en ciertos períodos, todo dependerá de su cultura de trabajo.
¡Lo más importante no es Trello, sino, la cultura de trabajo metodológico y digital!
Si bien puede ser una herramienta muy útil, versátil y potente que es utilizada por empresas como John Deere, eBay, Google, VISA o Zoom, puede ser inútil o complicar el trabajo si no se incorpora en la cultura de trabajo que tenga la organización, y para esto se puede dejar un periodo de adaptabilidad, donde se use para una actividad periódica y así integrar poco a poco nuevas funcionalidades o quehaceres a la herramienta.
¡La imaginación es el límite!
Es posible aplicar en diferentes áreas como teletrabajo o productividad, como en muchos tipos de trabajos u organizaciones, es tan flexible que puedes adaptarlo a la mayoría de tus actividades como:
- Organizar Objetivos a corto, mediano y largo plazo
- Seguimiento de usuarios postulados a fondo concursable
- Seguimiento de trámites de usuarios por etapas
- Colaboración entre equipos y con otros departamentos
- Hoja de ruta del tareas
- Organización de eventos
- Gestión de solicitudes de usuarios
- Métricas Clave
- Reuniones
- Visión General de la organización
Y todas las que puedas imaginar!!..
No es necesario que estudies los manuales de trello o que hagas un master de su uso, solo debes ATREVERTE A IMPLEMENTAR una actividad periódica, para que logres incorporar esta herramienta digital y verás que con el tiempo bajará la carga de trabajo, seguimiento de tus actividades y las de tu equipo.
Inventor de oficio, especialista en proyectos tecnológicos, apasionado por la inventiva, el aprendizaje continuo y el trabajo colaborativo e interdisciplinarnos. Es desarrollador y director de proyectos de innovación en Imaginatio.
