Herramientas Digitales - Comunidad Arrayan https://contenido.arrayan.app Mon, 06 Feb 2023 15:34:33 +0000 es-CL hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.6.2 https://i0.wp.com/contenido.arrayan.app/wp-content/uploads/2022/04/faviconAsset-3.png?fit=32%2C32&ssl=1 Herramientas Digitales - Comunidad Arrayan https://contenido.arrayan.app 32 32 225431106 Uso Google My Business https://contenido.arrayan.app/uso-google-my-business/ Mon, 06 Feb 2023 15:34:19 +0000 https://arrayan.imaginatio.cl/?p=990 Uso de Google Business para tus emprendedores Que los emprendedores de tu localidad ¡estén en el mapa! Google My Business es una herramienta gratuita de Google que permite a las empresas crear y verificar su presencia en línea en Google Maps y en los resultados de búsqueda de Google. Puedes encontrar más información en la… Read More »Uso Google My Business

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Uso de Google Business para tus emprendedores

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Que los emprendedores de tu localidad ¡estén en el mapa!

Google My Business es una herramienta gratuita de Google que permite a las empresas crear y verificar su presencia en línea en Google Maps y en los resultados de búsqueda de Google.
Puedes encontrar más información en la página web de Google My Business

Acá te presentaremos algunos pasos a seguir y sus puntos principales:

1. Verificación de la propiedad: La verificación de la propiedad es el primer paso para crear un perfil de Google My Business. Esto es importante porque permite a Google saber que eres el dueño o representante autorizado de la empresa y te permite acceder a todas las funciones de Google My Business. Hay varias formas de verificar la propiedad, incluyendo la verificación por correo postal, por teléfono y por verificación instantánea.
La recomendación es hacerlo por teléfono por lo que es necesario tenerlo a mano. También es importante considerar que debes tener una cuenta Gmail asociada.

2. Inclusión de información: Una vez verificado, puedes incluir información básica sobre tu empresa en tu perfil de Google My Business. Esta información incluye el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono, el horario de apertura, la categoría y la descripción.
Para esto ingreasa al navegador y al Portal de Perfil de Google My Business e ingresas la información solicitada, cómo se ve en las siguientes imágenes.

paso1-google-business

Luego puedes agregar una ubicación física o si quieres puedes ingresar en el lugar donde ofreces tus productos o servicios.

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Posteriormente deben agregar el número de teléfono de la empresa (este es el número al que se verificará la propiedad del negocio si lo hacen por SMS). También pueden agregar si tienen una página web.

En caso que los emprendedores no cuenten con página web o correos corporativos y quieran unos, pueden escribirnos a web@imaginatio.cl o ingresar a la web de Imaginatio

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El mejor enganche es mostrar lo que hacen

3. Fotos y videos: Las fotos y los videos son una parte importante de tu presencia en línea y pueden ayudar a atraer clientes potenciales a tu negocio. Asegúrate de incluir fotos de alta calidad que muestren tus productos o servicios, así como fotos de tu ubicación y de tus instalaciones. También puedes incluir videos para dar a tus clientes una visión más detallada de tu empresa.
Se recomienda tener un promedio de 10 fotos de calidad de lo que se ofrece, y ojalá no superar las 25. Idealmente que tengan los siguientes formatos:

Imagen de perfil – 250 x 250 píxeles
Foto de la portada – 1080 x 608 píxeles
Imágenes compartidas – 497 x 373 píxeles

informacion-fotos-business

4. Interacción con los clientes: Google My Business te permite interactuar con tus clientes a través de opiniones y respuestas. Es importante responder de manera oportuna y profesional a las opiniones de los clientes, ya que esto puede mejorar la reputación de tu empresa y aumentar la confianza de tus clientes en tu marca. Además, puedes responder a preguntas frecuentes de tus clientes en la sección “Preguntas y respuestas” de tu perfil de Google My Business.

5. Monitoreo de las estadísticas: Google My Business te permite monitorear las estadísticas de tu perfil, como el número de vistas, los clics a tu sitio web y la información demográfica de tus clientes. Esta información es valiosa porque te permite ver cómo los clientes interactúan con tu perfil y te permite hacer ajustes en función de esas interacciones para mejorar la visibilidad de tu empresa en línea.

Google My Business es una excelente manera de mejorar la visibilidad de las empresas en línea y de interactuar con clientes. ¡Hay que aprovechar esta herramienta para llevar los negocios al siguiente nivel!

No olvides que lo más importante es empezar a aplicar lo que aprendes!!

Alex Acuña Aguilera

Inventor de oficio, especialista en proyectos tecnológicos, apasionado por la inventiva, el aprendizaje continuo y el trabajo colaborativo e interdisciplinarnos. Es desarrollador y director de proyectos de innovación en Imaginatio.

Sé parte de la comunidad Arrayan para compartir experiencias y conocimientos del Ecosistema de Desarrollo Económico Local

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Ahorra tiempo: combina correos y Excel https://contenido.arrayan.app/ahorra-tiempo-combina-correos-y-excel/ https://contenido.arrayan.app/ahorra-tiempo-combina-correos-y-excel/#comments Mon, 20 Jun 2022 17:33:13 +0000 https://arrayan.imaginatio.cl/?p=760 Ahorra Tiempo: automatiza el envío de correos con Excel Usando Merge puedes enviar 200 correos personalizados en 5 minutos Cuando debes enviar correos a una larga lista de  usuarios, el tener que pasar uno por uno se vuelve una tarea compleja y desgastante. Por otra parte si envías un solo email con todos los contactos,… Read More »Ahorra tiempo: combina correos y Excel

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Ahorra Tiempo: automatiza el envío de correos con Excel

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Usando Merge puedes enviar 200 correos personalizados en 5 minutos

Cuando debes enviar correos a una larga lista de  usuarios, el tener que pasar uno por uno se vuelve una tarea compleja y desgastante. Por otra parte si envías un solo email con todos los contactos, éste tendrá que ser genérico y no darás cercanía a tus usuarios. 

Pero, ¿es posible enviar correos personalizados sin tener que hacerlo uno a uno?  

Si tienes los nombres de tus usuarios y sus emails guardados en un documento excel, es fácil enviar correos personalizados desde el gestor de correos de tu preferencia, como Gmail, Outlook, Thunderbird u otros. 

El Paso a Paso 

Primero vamos a mostrar los pasos necesarios para hacer este envío de correos masivo desde un documento excel y luego daremos algunos ejemplos para diferentes gestores de correos. 

Paso 1. 

Ordena  tus contactos en una tabla de excel con un encabezado en la primera fila, por ejemplo, en la celda A1 ponemos “Nombre” y hacia abajo los nombres de los usuarios. En la celda B1 “Correo”, por tanto hacia abajo ingresamos los correos de usuarios, en la celda C1 podemos agregar “Empresa” y hacia abajo el nombre de la empresa del usuario. 

Así sucesivamente se puede ir agregando columnas con información que queramos se vea diferente en cada correo. 

ejemplo-excel

Paso 2. 

Instalar complemento Merge en tu gestor de correos, para ejemplificar utilizaremos  Thunderbird. Si quieres ver cómo se hace en Gmail, Outlook u otro gestor de correos escríbenos para subir el post y enviártelo !! 

Primero abres Thunderbird, luego vas al menú a mano derecha y buscas la opción Add-ons (Complementos) como se ve en la imagen de la izquierda. Posteriormente se les abrirá el menú de Extensiones y ponen en “Buscar más Complementos” (esquina superior derecha): mail merge.   Finalmente les cargará el instalador del complemento y deben presionar “Agregar a Thunderbird”.

 

menu-complemento
Complemente-MailMerge

Paso 3.

Redactar el correo y envíar. 

Ejemplo

Para que sea más práctico veremos un ejemplo de todos los pasos.

Entonces lo primero es ordenar nuestros usuarios, para esto usaremos el Filtro de arrayan.app, primero vamos a Datos → Filtros

arrayan-menu

Seleccionamos las características que necesitamos filtrar de nuestros usuarios. No olvides que puedes seleccionar todas las características que quieras y en todas sus posibles combinaciones. Por ejemplo podemos seleccionar un sector geográfico dentro de la comuna, un rubro específico y que tenga presencia web, etc.

filtros-arrayan

Luego eliminamos las columnas que no son necesarias 

excel-usuarios

Y cambiamos la primera fila por nombre, correo y empresa.

arreglo-usuarios

Importante! fijate que los correos estén bien escritos y no tengan les no admitidas como la “ñ” o espacios. 

TRUCO ! 

Puedes usar la herramienta de separación de columnas, lo primero que debes hacer es seleccionar todos los nombres que quieras separar, enseguida vas a la sección “Datos”, seleccionar Texto a Columnas y luego la Separación Inteligente, como se aprecia  a continuación. Luego  mostrará cómo se verá y presionas finalizar o aceptar.

separar-nombres
separar-nombres-automatico

Ahora para ingresar la parte que varía (nombre, correo, empresa) lo que debemos hacer es escribir esa variable entre paréntesis de llave {{}}, entonces nos quedaría: {{nombre}} {{correo}} {{empresa}}, como se ve en el siguiente ejemplo.

correo-redactado

Importante: recomendamos que al escribir el correo del destinatario, que en la imagen aparece como To (Para), luego de escribir la variable {{correo}} presiones “Tabular” o “Enter” en el teclado porque el gestor de correos lo considera como texto plano y al intentar enviar en los pasos siguientes no cargará los correos volviendo al borrador redactado.   

Al presionar Mail Marge en la esquina superior derecha se abrirá una ventana como esta.

menu-mailmerge

En fuente debemos escoger Spreadsheet (en caso de ocupar documento excel o *.xlsx directamente), también podemos escoger el formato *.csv

Luego escogemos si el envío es inmediato o lo programamos para otro momento. 

En la parte donde dice “File” (Archivo) debemos apretar Browse (Buscar) para buscar el archivo excel o *.csv donde tenemos la lista recién creada. Luego de esto podemos presionar Preview (Vista Previa) para ver si cargó bien todos los datos, de ser así nos mostrará algo como la imagen que sigue. 

Finalmente presionamos aceptar y nos cargará uno a uno el envío de los email con una barra de carga y enumerando los envíos realizados con éxito.

En el caso de ERROR de algún correo se interrumpirá el envío por lo que debes fijarte cuál fue el Email que provocó el error, modificar el archivo Excel o *.csv para iniciar desde la fila siguiente. Con el archivo modificado realizas nuevamente el envío. 

vista-previa-mailmerge

Puedes usar la cantidad de variables que quieras y ponerlas en tus emails. 

Como Arrayan.app ayuda a gestionar tus usuarios y tener toda su información a un solo click, es un complemento perfecto para poder hacer envíos masivos de correos por medio de Merge! 

También puedes usar otros gestores de correo como Gmail u Outlook, si quieres que hagamos un tutorial con ellos escríbenos y haznos saber tu parecer!!. También tenemos otros tutoriales con herramientas digitales como Trello y métodos de trabajo como el GTD 

Anímate e inténtalo!! son pequeñas herramientas que te facilitarán el trabajo !! 

Recuerda practicar todas las recomendaciones y verás con el tiempo como todo se simplifica. 

Alex Acuña Aguilera

Inventor de oficio, especialista en proyectos tecnológicos, apasionado por la inventiva, el aprendizaje continuo y el trabajo colaborativo e interdisciplinarnos. Es desarrollador y director de proyectos de innovación en Imaginatio.

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Organización Digital con Trello https://contenido.arrayan.app/organizacion-digital-con-trello/ https://contenido.arrayan.app/organizacion-digital-con-trello/#comments Mon, 16 May 2022 18:46:13 +0000 https://arrayan.imaginatio.cl/?p=329 Organización Digital de Fomento Productivo con Trello “El trabajo Asíncrono te permite focalizar esfuerzos, no tener que estar pendiente de cada tarea y manejar de mejor forma tus tiempos” La organización es fundamental en el trabajo del día a día donde hay que combinar trabajo en oficina, atención de usuarios, relación con otras unidades, armar… Read More »Organización Digital con Trello

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Organización Digital de Fomento Productivo con Trello

post-it-digital

“El trabajo Asíncrono te permite focalizar esfuerzos, no tener que estar pendiente de cada tarea y manejar de mejor forma tus tiempos”

La organización es fundamental en el trabajo del día a día donde hay que combinar trabajo en oficina, atención de usuarios, relación con otras unidades, armar actividades, fondos concursables, salidas a terreno, suma y sigue… Volviéndose cada vez más necesario encontrar herramientas que nos permitan automatizar procesos o servirnos de apoyo al trabajo que realizamos, especialmente cuando trabajamos en equipos. 

De las herramientas digitales gratuitas, la que más se utiliza para la organización es la conocida plataforma llamada Trello,  podríamos decir que es como un Tablero con Post its (papelitos de colores) pero con los poderes de un ¡Superhéroe!

Este tablero  permite que trabajes como más te acomode, ya sea en el navegador o puedes descargar la aplicación para tu computador, tablet o celular, solo debes ingresar a Trello y registrarte.

Una vez registrado entrarás a tu “Espacio de Trabajo” donde puedes crear los “Tableros” que necesites, y cada una de estos será como la pizarra donde organizarás las columnas que agruparán tus “post its”.  

Pero bueno vamos a un ejemplo práctico, CREEMOS un tablero que nos permita organizar las tareas que debo realizar para mis usuarios: 

   1) Lo primero es pensar el FLUJO DE TRABAJO, esto quiere decir cuáles serán las etapas con las que revisaré el proceso [Esto es complejo solo la primera vez!, se pueden guiar por el método GTD]. Por ejemplo:

Tareas: Colocar Todas las tareas que debo hacer

Haciendo: Como su nombre lo dice son las tareas en las que se está trabajando actualmente o están en desarrollo por el equipo. 

Terminado: Son las tareas que ya están finalizadas y solo quedan a una etapa de revisión final o para presentar resultados. 

Preparado para Reunión: Si la actividad se tiene que presentar a un equipo, otro departamento o unidad, es posible incluir esta nueva columna. 

IMPORTANTE: Ustedes pueden configurar como mejor les parezca las columnas, con el nombre que quieran, pero siempre debe estar acorde a su proceso de trabajo, así se facilita el seguimiento del paso a paso.

   2) BONUS – Colores: En este caso incluimos una Lista con Colores que nos indiquen el nivel de prioridad que tiene el trabajo de la actividad. Trello de igual forma trae la posibilidad de Incluir Etiquetas en cada Tarjeta (actividad). 

Es fundamental que todos los que participan en el tablero (ustedes pueden incluir) tengan clara la nomenclatura usada y el significado del Flujo de Trabajo.

   3) Crear las tarjetas con las Tareas por realizar y muévala a la columna que corresponda, esto se puede hacer arrastrando la tarjeta(donde creaste la actividad) al seleccionarla. 

tablero-trello

La configuración de Tarjeta (Actividad que se ha de realizar) es bastante intuitiva y con muchas posibilidades, por ejemplo, seleccionaremos la que se llama “Actividad de Digitalización” a esta se le puede agregar: 

    1. Título en la parte superior [El mismo que se ve en el Tablero]
    2. Descripción, es posible colocar listas, títulos, subtítulos e información necesaria para quienes entren a la tarjeta puedan ver el objetivo de la misma
    3. Es posible adjuntar imágenes o documentos 
    4. Hacer lista de tareas por hacer por medio de un CheckBox, donde a medida que se chequeen las actividades se completará la barra superior. 
    5. Comentar sobre avances, ideas u otra información que se quiera incluir como progresos o avances.

En la barra a mano derecha es posible agregar funciones a las Tarjetas, dentro de estas las más importantes son: 

  1. Incluir otros miembros a la tarjeta, esto permite que se pueda trabajar en equipo en una actividad y sea posible facilitar el intercambio de información/avances. 
  2. Incluir Etiquetas, es posible seleccionar una etiqueta por color o personalizada, por ejemplo si es necesario reportar la actividad con otro departamento, es posible crear una etiqueta que la referencie. 
  3. CheckList, mencionada en el punto 4, es posible crear barras de progreso unida a una lista.
  4. Fecha, esto permite colocar una fecha límite para realizar la actividad y es posible colocar un recordatorio para que nos avise por correo electrónico con anticipación sobre su caducidad. 
  5. Adjuntar Archivo
  6. Ver: esta opción hará que se notifiquen los cambios realizados en esta tarjeta. 
  7. Archivar: una vez finalizada la actividad es posible archivarla para que no aparezca en el tablero. 

No es necesario que vean constantemente si hay cambios, pueden organizarse para verlo en ciertos períodos, todo dependerá de su cultura de trabajo. 

trello-tarjeta-ejemplo

¡Lo más importante no es Trello, sino, la cultura de trabajo metodológico y digital! 

Si bien puede ser una herramienta muy útil, versátil y potente que es utilizada por empresas como John Deere, eBay, Google, VISA o Zoom, puede ser inútil o complicar el trabajo si no se incorpora en la cultura de trabajo que tenga la organización, y para esto se puede dejar un periodo de adaptabilidad, donde se use para una actividad periódica y así integrar poco a poco nuevas funcionalidades o quehaceres a la herramienta.

¡La imaginación es el límite! 

Es posible aplicar en diferentes áreas como teletrabajo  o productividad, como en muchos tipos de trabajos  u organizaciones, es tan flexible que puedes adaptarlo a la mayoría de tus actividades como:

      • Organizar Objetivos a corto, mediano y largo plazo
      • Seguimiento de usuarios postulados a fondo concursable
      • Seguimiento de trámites de usuarios por etapas 
      • Colaboración entre equipos y con otros departamentos
      • Hoja de ruta del tareas
      • Organización de eventos
      • Gestión de solicitudes de usuarios
      • Métricas Clave
      • Reuniones 
      • Visión General de la organización

Y todas las que puedas imaginar!!.. 

No es necesario que estudies los manuales de trello o que hagas un master de su uso, solo debes ATREVERTE A IMPLEMENTAR una actividad periódica, para que logres incorporar esta herramienta digital y verás que con el tiempo bajará la carga de trabajo, seguimiento de tus actividades y las de tu equipo. 

Alex Acuña Aguilera

Inventor de oficio, especialista en proyectos tecnológicos, apasionado por la inventiva, el aprendizaje continuo y el trabajo colaborativo e interdisciplinarnos. Es desarrollador y director de proyectos de innovación en Imaginatio.

Sé parte de la comunidad Arrayan para compartir experiencias y conocimientos del Ecosistema de Desarrollo Económico Local

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