Cómo ser más productivo con el método GTD
El tiempo no se puede alargar, acelerar o detener, somos nosotros quienes nos tenemos que acomodar a él.
El método GTD Getting Things Done (consigue hacer las cosas), fue diseñado por David Allen, lo hizo pensando en una metodología de productividad integral, nos sirve para nuestra vida personal como profesional. En términos generales busca recopilar todas las tareas a realizar, organizarlas y priorizarlas para finalmente ejecutarlas ordenadamente, permitiendo despreocuparnos por las tareas registradas en el método GTD y enfocarnos en las tareas del momento presente. Todo esto con el objetivo de tener una mente despejada, basados en que nuestra memoria puede fallar y dar lugar a grandes inconvenientes lo que nos genera estrés.
Primero veremos algunos términos que nos ayudan a entender el cómo trabajar con esta metodología:
– “Bandeja de Entrada”, es donde se recopilan todos los quehaceres, ideas, actividades, etc. que se deben realizar.
– “Tarea”, es una acción simple que con su realización se alcanza el resultado esperado. Por ejemplo, si mi objetivo es Contactar a Persona X, la Tarea sería Llamar a Persona X.
– “Listas”, tenemos que las tareas las podemos agrupar en 2 listas, denominadas:
– “Pendientes”, son las tareas pendientes o futuras.
– “Delegadas”, son las tareas que no dependen directamente de nosotros y es otra persona quien nos tiene que entregar algo, por lo que esperamos su respuesta.
– “Proyecto”, es un conjunto de tareas que nos harán llegar a un objetivo. Es importante señalar que éstas tienen un plazo en tiempo definido y tienen una acción siguiente. En caso de que solo quedemos con una lista de tareas sin pensar en un periodo de tiempo o acción siguiente pasamos a lo que se llama un “Posible” (algo así como un “algún día lo haré”)
Es un sistema que te ayuda a priorizar tu tareas siguiendo 5 simples pasos,
PASO 1 – Recopilar
Esta fase nos ayuda a “liberar la mente” guardando todo lo que pase por nuestra cabeza que pueda llegar a ser una tarea o que simplemente se nos ocurra como ideas – acciones – proyectos, esto lo registremos en algún medio físico o virtual, lo que anteriormente llamamos Bandeja de Entrada. Es importante que en este apartado se ingrese todo, sin filtros ni organización o estructura específica, es decir, no hay que“pre-procesar” la información que se coloque en la Bandeja de Entrada, ni desechar alguna que no nos parezca o que esté en el limbo del “quizás si / quizás no” porque eso se hará después, hay que enfocarse en un paso a la vez y en este caso es el de extraer lo que tenemos en la cabeza para reducir la preocupación existente.
PASO 2 – Organizar
Ahora tomamos las ideas de la Bandeja de Entrada, y una por una las clasificamos en lo que llamamos anteriormente como Listas (Pendientes, Delegadas, Sueños o Calendario), esto nos va a permitir, como su nombre lo dice, organizar cada idea que tengamos en lo que depende de nosotros o no, separando sueños y proyectos. Puede sonar un poco redundante pero acá es donde definimos si lo ingresado en la Bandeja de Entrada es una idea, tarea, sueño, proyecto u otro (según las definiciones entregadas).
En esta fase se busca dejar la Bandeja de Entrada completamente vacía, aunque quizás no se logre en el primer intento, procesando posteriormente,lo que no se puede hacer es devolver una idea o tarea desde este proceso de Organización a la Bandeja de Entrada.
PASO 3 – Chequear
Con las tareas distribuidas en las listas correspondientes hacemos una revisión antes de realizarlas con la finalidad de ver la prioridad o urgencia, viendo las que tienen alguna fecha de caducidad o plazo de ejecución y las que todavía no lo tienen o pueden ser a más largo plazo. Entonces tenemos que:
- Ver el Calendario: así vemos las tareas pendientes más próximas y las por venir permitiéndonos organizar las tareas en el tiempo.
- Luego revisamos la lista de pendientes y nos ponemos a trabajar en ella (pasando al Paso 4)
PASO 4 – Realizar
Con la Lista de Pendientes organizada tanto en sus características como en el tiempo procedemos a realizar la ejecución de las mismas.
Y la pregunta ahora es: ¿Cómo sé cuál ejecutar primero?
Para facilitar esto David Allen propone el ejecutar las tareas de forma agrupada, es decir, buscar las que estén en un rango de proximidad y tengan una misma característica, por ejemplo, las que tengan una Alta Urgencia o que su característica compartida sea que “se debe enviar correo” (lo que se conoce como agrupación por Contexto). En el ejemplo de la imagen a continuación se agrupa por Contexto de “Enviar Email” y otro de “Contacto telefónico”, además, en la parte inferior se agrupan las tareas que tienen diferentes niveles de “Urgencia” representadas en un color.
Este ejemplo está hecho en Trello y puedes saber más en nuestro post sobre esta herramienta digital.
Otros dos puntos a considerar importantes al momento de ejecutar este paso es considerar
- La Energía Disponible: esto quiere decir ver cómo es el nivel de energía que tenemos, por ejemplo si los lunes en la mañana llegamos con mucha energía, lo mejor es dejar para ese momento las tareas más complejas o desgastantes física o mentalmente, y no hacerlas un día viernes en la tarde donde ya hay un cansancio acumulado durante la semana.
- Tiempo Disponible: como se menciona anteriormente lo importante es que los pasos ya finalizados no retrocedan, entonces al momento de realizar una tarea es fundamental finalizarla porque si no va a pasar a una lista de pendientes o en el peor de los casos volver a la Bandeja de Entrada
PASO 5 – Revisar
Como bien es sabido la ejecución no es el último paso en los proyectos por lo general hay una rendición y/o revisión posterior a la ejecución, y en este método es imprescindible supervisar cómo avanzamos en nuestras tareas y pendientes, lo que nos llevará automáticamente a reiniciar el ciclo si es necesario.
Para esto realizaremos una revisión que se estructura de la siguiente forma:
Diaria: en este se revisará la Bandeja de Entrada y Pendientes, es decir, verificar que la primera está vacía o debo vaciarla como es debido, y chequear si hay tareas delegadas a terceros para ver si es necesario hacer algún recordatorio.
Semanales: acá podemos revisar los proyectos (que aglomeran conjunto de tareas con un plazo y acción siguiente), con esto podremos ir viendo el avance de los mismos y si es necesario realizar nuevas tareas o si han habido modificaciones. Por otra parte también es revisar la lista de Pendientes en caso de que ya hayamos realizado alguna y no la hubiésemos eliminado.
Mensual: acá revisaremos los “Posibles” (algún día lo haré o posible sueño) con la finalidad de ver si se puede transformar en un proyecto o tareas, e ingresarlo al ciclo
Es importante recalcar que es altamente probable que cuando estén ejecutando cada uno de los pasos del ciclo surjan nuevas ideas y que éstas deben llegar a la bandeja de entrada para que puedan ingresar al ciclo, así no interrumpen su trabajo presente [El Trabajo Focalizado es más eficiente]
Esto lo pueden aplicar a su vida personal o laboral, e iniciar poco a poco hasta que incorporen esta metodología a su día a día (basta partir con las acciones más básicas), lo importante es que SE ATREVAN dando el primer paso e implementarlo.
Inventor de oficio, especialista en proyectos tecnológicos, apasionado por la inventiva, el aprendizaje continuo y el trabajo colaborativo e interdisciplinarnos. Es desarrollador y director de proyectos de innovación en Imaginatio.
